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Como contratar uma boa secretária ou recepcionista
25 jul 2018

Como contratar uma boa secretária ou recepcionista

Hoje vamos falar mais sobre a contratação de uma profissional que está presente em diversos tipos de empresas. Não há dúvidas que a recepção de uma empresa forma boa parte da imagem que o cliente tem da mesma, seja ela feita pessoalmente ou por telefone. Por isso deve-se tomar muito cuidado na contratação dessa profissional e é para isso que daremos algumas sugestões.

A imagem do seu negócio

Como dito anteriormente, a secretária ou recepcionista será o primeiro contato do cliente com sua empresa. Por isso você deve observar se a candidata ao cargo apresenta uma imagem que represente o que seu negócio oferece e como ela se relaciona com os clientes. Isto envolve linguagens verbais e não-verbais, postura, modo de falar e tratar outras pessoas, etc.

Por muito tempo acreditou-se em um único padrão de profissional na área de recepção, mas isso vem mudando ao longo do tempo, pois sua empresa deve ser a mais próxima possível do cliente e fazer parte do seu dia a dia. Por isso a profissional deve ter a cara da sua empresa.

Simpatia e educação

Acima dissemos que não há mais um padrão de profissional para a área de recepção, mas algumas coisas não podem ser deixadas de lado em qualquer situação. Uma dessas características é a simpatia no atendimento. Durante o processo seletivo você deve observar como a profissional se apresenta, comunica e interage. Quando seu cliente procura sua empresa, nem sempre ele está em um bom dia. Em alguns casos, inclusive, o mesmo apresentará uma insatisfação. Um atendimento simpático poderá amenizar a situação.

Além da simpatia, é primordial que a secretária ou recepcionista seja educada durante seus atendimentos. O cliente deve ser sempre tratado da melhor forma possível, não importa a situação. Isso também pode ser verificado durante o processo seletivo de acordo com os cenários apresentados às candidatas. A secretária ou recepcionista deve sempre lembrar que fatores externos não podem influenciar sua relação com o público.

Organização e conhecimento em informática

A secretária ou recepcionista deve prezar ao máximo pela organização dos documentos e da agenda da empresa. Por ela passarão diversas informações ao longo do dia e todas devem chegar ao seu destino sem qualquer ruído de informação. Para isso, todos os dados devem ser organizados de forma a garantir o fácil acesso ao longo do dia e facilitar o andamento dos trabalhos.

Sem dúvidas uma forma de auxiliar na organização de dados, informações e agendas, é utilizar ferramentas eletrônicas. Existem diversas formas de se organizar, desde o uso de planilhas até a aquisição de sistemas de gestão, como o Imóvel Integrado e o Nuvem Gestor. De qualquer forma, se a candidata já apresenta conhecimento e certo domínio de ferramentas deste tipo, isto se torna um diferencial.

Conhecimento na área de atuação da empresa

Por mais que não vá trabalhar diretamente na área de atuação da sua empresa, a candidata que apresenta certo conhecimento no ramo larga na frente das demais. Conhecer a rotina de determinado tipo de negócio, seja por já ter trabalhado com algo do tipo, seja por já ter exercido o cargo de secretária ou recepcionista em empresas do mesmo ramo, facilita no momento de inserir a nova colaboradora na rotina da empresa e ministrar os treinamentos necessários. Normalmente este período de transição requer que gestores e/ou companheiros de trabalho despendam certo tempo para a capacitação da funcionária, quando já há um conhecimento prévio este tempo tende a diminuir.

Aprendizado constante

A candidata ao cargo de secretária ou recepcionista deve se mostrar sempre disposta a aprender novos conceitos e rever seus conhecimentos periodicamente. Não importa o ramo do seu negócio, a inovação nos processos sempre estará presente e a pessoa responsável pela recepção da sua empresa deve estar por dentro disso para atender as novas demandas que surgirão do mercado.

Também se faz necessário sempre reforçar os conhecimentos básicos que a posição que ela ocupa exige. Para todos estes treinamentos, a modalidade EaD indiscutivelmente é a mais adequada, pois permite que treinamentos sejam assistidos em qualquer hora ou local. Isso é importante pois você pode escolher por treinar seus funcionários no horário de trabalho, ou então sugerir que os mesmos o façam em outro horário.

Treinamento Para Secretárias e RecepcionistasQuando a candidata já apresenta em seu currículo cursos feitos na área, consequentemente isto se torna um diferencial na avaliação de quem está recrutando.

Na área de recepção, a Universidade Nuvem apresenta o Treinamento para Secretárias e Recepcionistas. Com ele a profissional se torna preparada, habilidosa nos relacionamentos interpessoais, eficaz e eficiente nas tarefas de secretariado e recepção. A recepcionista e a secretária costumam ser a linha de frente do negócio, a postura dessas profissionais é a imagem que o cliente terá da sua empresa. Conheça mais clicando aqui ou acessando este link: https://universidadenuvem.com.br/course/treinamento-para-secretarias-e-recepcionistas/

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